Newsletter

Od marca tego roku inspektorzy skarbowi mogą - poza swoimi typowymi uprawnieniami - sprawdzać również legalność oprogramowania w przedsiębiorstwach. O efekty ewentualnej kontroli nie musi martwić się między innymi giełdowy Apator SA. Zarząd spółki zadbał niedawno o uporządkowanie kwestii licencji na 500 firmowych komputerach. W tym celu firma wdrożyła LOG System 2.0. Aplikacja służy do automatycznego monitorowania infrastruktury IT oraz administrowania sprzętem i oprogramowaniem.

Grupa Apator działa w dwóch segmentach branży elektromaszynowej: pomiarowym i łącznikowym. Wysyła produkty made in Poland do około 40 krajów świata. W tym celu zatrudnia ponad 1700 osób i wydaje na inwestycje kilkanaście milionów złotych rocznie. Polski koncern składa się z dziewięciu różnych spółek, z których najważniejsza - Apator SA - korzysta z około 500 komputerów i kilku tysięcy programów informatycznych. Do niedawna zarządzanie sprzętem i oprogramowaniem odbywało się najbardziej tradycyjną metodą na świecie - przy pomocy papierowych formularzy. Z punktu widzenia pracowników, którzy byli odpowiedzialni za aktualizację oprogramowania, sprawne działanie sprzętu oraz serwis uszkodzonych podzespołów, system taki był wyjątkowo mało wydajny. Szczególną trudność sprawiała prawidłowa ewidencja licencji i programów. Tym bardziej, że przeważająca część pracowników dysponuje dostępem do sieci i może ściągać na firmowe dyski dowolne aplikacje. Zarząd Apator SA deklaruje zaufanie do swoich pracowników, ale nie chce paść ofiarą zaniedbania w kwestii naruszenia praw autorskich.

O słuszności takiego podejścia świadczą najnowsze dane organizacji Business Software Alliance. Wynika z nich, że w 2010 roku liczba zgłoszeń piractwa komputerowego w Polsce wzrosła o ponad 40%. Tymczasem za nielegalne oprogramowanie w firmie odpowiada kadra zarządzająca, nawet jeśli piracki program został na komputer ściągnięty przez pracownika. Dlatego BSA zaleca przedsiębiorcom stosowanie specjalnych systemów do zarządzania licencjami oraz infrastrukturą IT. Zarząd Apator SA - ważnej spółki giełdowej - postanowił w pełni kontrolować to, co dzieje się na firmowych pecetach. Jednocześnie miał na celu ułatwienie pracy administratorowi oraz obniżenie kosztów działania. Zapadła decyzja o wdrożeniu specjalnej aplikacji do zarządzania infrastrukturą IT i legalnością oprogramowania.

Bezinwazyjne wdrożenie

Wybór padł na LOG System 2.0 nie tylko ze względu na funkcjonalność, ale także możliwość skorzystania z testowej wersji systemu. W ten sposób dział IT Apatora mógł zapoznać się z możliwościami aplikacji zanim podjęto decyzję o wyborze systemu. Dodatkowo specjaliści firmy wdrożeniowej wzięli na siebie przeprowadzenie pełnej inwentaryzacji sprzętu i oprogramownia. Zajęli się również wprowadzeniem powstałych w ten sposób tysięcy danych do bazy LOG System.

Instalację oraz audyt przeprowadzili informatycy BKK Inwest - integratora z 10-letnim z doświadczeniem. Sama instalacja systemu trwała trzy dni i objęła około 500 komputerów. Każdy użytkownik był oderwany od stanowiska na około 5 minut. Tyle właśnie czasu potrzeba, żeby wgrać na lokalny dysk twardy tzw. agenta systemu. Główny "silnik" LOG System znajduje się na serwerze w dziale IT i komunikuje się z "końcówkami" poprzez sieć lokalną.

Dodatkowo przeprowadzony został trzymiesięczny audyt pozostałych urządzeń (monitorów, klawiatur, myszek itp.), dokumentacji oraz dokładny spis podzespołów, z których zbudowany jest każdy z kilkuset pecetów. Dzięki temu administrator może niemal natychmiast uzyskać dokładne informacje o konkretnym komputerze - numerze seryjnym obudowy i każdego z podzespołów, dacie produkcji, upływie terminu gwarancji, numerze licencji na oprogramowanie i in. Bardzo ważną częścią wdrożenia było sfotografowanie kilku tysięcy licencji na oprogramowanie. Zdjęcia trafiły do archiwum systemu i są dostępne "od ręki".

Stosunkowo krótko, bo dwa dni po 4-5 godzin, trwało szkolenie administratora IT z obsługi systemu, a więc między innymi zdalnego zarządzania "końcówkami" i generowania raportów. Sami użytkownicy komputerów nie musieli przechodzić szkolenia, gdyż system pracuje w tle, bez żadnej ingerencji ze strony użytkownika.

Gwarancja uczciwości

Dzięki wdrożeniu LOG System 2.0, administrator na bieżąco otrzymuje informacje o każdej próbie instalacji oprogramowania na jednym z 400 podległych mu pecetów. Pełną wiedzę na temat stanu prawnego przekazano do działu IT w postaci specjalnego raportu. Dokument zawierał informacje o wszystkich programach zainstalowanych na poszczególnych komputerach wraz z informacją o ich legalności. W ten sposób administrator uzyskał wiedzę o tym, które programy są w pełni legalne, a które należy możliwie szybko zalegalizować (np. dokupić brakujące licencje na dodatkowe stanowiska). W przypadku tak rozległej infrastruktury znaleziono oczywiście aplikacje, które należało natychmiast usunąć. W efekcie Apator SA będzie mógł poszczycić się certyfikatem "Legalna firma", który stanowi gwarancję uczciwości w razie kontroli policji lub inspektorów skarbowych. Ciekawym aspektem wdrożenia był wyraźny sygnał - wysłany do wszystkich pracowników - dotyczący tego, na ile poważnie zarząd traktuje kwestię praw autorskich.  

Koszty pod kontrolą 

Zarząd Apator SA, podobnie jak każde współczesne przedsiębiorstwo, stara się uzyskać jak najwyższą efektywność. Dzięki wdrożeniu LOG System 2.0 udało się na przykład skrócić czas wykonywania czynności takich, jak instalacja czy deinstalacja programów na poszczególnych komputerach. Umożliwia to zdalne zarządzanie tzw. agentami z poziomu centralnej konsoli LOG System 2.0. Administrator IT nie musi więc za każdym razem osobiście zjawiać się przy biurku, na którym stoi pecet wymagający instalacji lub deinstalacji oprogramowania.

LOG System 2.0 nie tylko skraca czas pracy, ale pozwala na racjonalizację wydatków na licencje. W przypadku rozległych zasobów IT dość trudne bowiem, a czasem wręcz niemożliwe jest wykrycie nadmiarowego lub niewykorzystywanego oprogramowania. Teraz zarząd Apator SA dysponuje dokładną wiedzą o tym, które programy są rzeczywiście wykorzystywane, a które jedynie "uśpione" na dyskach twardych. W ten sposób można podejmować racjonalne decyzje, które licencje przedłużać i zamawiać w kolejnym przetargu, a z których można zrezygnować. Można sobie też wyobrazić, że dyrektor działu finansowego prosi administratora IT, żeby jak najszybciej określił, ile komputerów w firmie ma więcej niż 3 lata, aby określić wysokość budżetu na wymianę pecetów. Dzięki LOG System informacja taka zostanie wygenerowana i wydrukowana w zaledwie kilka minut. 

Skuteczne negocjacje serwisowe

Wdrożenie LOG System 2.0 obniża koszty zarządzania infrastrukturą IT także w kwestii serwisu. Administrator będzie mógł wprowadzać do systemu koszty napraw konkretnych pecetów i podzespołów. Po jakimś czasie będzie dokładnie wiedział, ile spółka wydaje na naprawy sprzętu. To umożliwi skuteczniejsze negocjacje z dostawcami usług serwisowych. Co ważne, szczegółowe informacje o liczbie napraw pozwolą na automatyczne wytypowanie pecetów, które psują się szczególnie często. To może być sygnał do tego, żeby wymienić je na nowe.

Wdrożenie LOG System 2.0 objęło Apator SA, a więc główną spółkę koncernu. Docelowo obejmie także pozostałe spółki grupy. Każda kolejna inwestycja się opłaci, gdyż - według przedstawicieli producenta aplikacji - już po pierwszym roku efektywnego wykorzystywania systemu można aż o 100% ograniczyć ryzyko strat budżetu wydawanego na licencje. W dobie walki o jak najniższe koszty działania, przy rosnącym ryzyku kontroli legalności oprogramowania, z pewnością warto zdecydować się na aplikację do zarządzania infrastrukturą IT i legalnością oprogramowania.