Newsletter

 

Zarządzanie dużymi organizacjami to spore wyzwania w każdym z obszarów funkcjonalnych W przypadku działów IT sytuacja wygląda podobnie: Na poziomie strategii i taktyki chodzi zwykle o wybór najbardziej optymalnych w danej sytuacji rozwiązań IT, umożliwiających realizację celów biznesowych, a później o zapewnienie ciągłości ich realizacji. Oczywiście przy zachowaniu możliwie wysokiego poziomu bezpieczeństwa i efektywności w gospodarowaniu posiadanymi przez organizację zasobów. Poziom komplikacji procesów biznesowych powoduje wzrost wymagań w zakresie funkcjonalności infrastruktury IT, a ten wymaga coraz bardziej skomplikowanych metod i narzędzi zarządzania nią. Stąd właśnie wywodzą się korzenie takich koncepcji zarządzania jak ITIL czy systemy informatyczne do zarządzania infrastrukturą IT.

O ile ITIL służy do opracowania zbioru reguł zarządzania infrastrukturą IT w danej organizacji to już oprogramowanie pełni rolę narzędzia realizacji tych reguł w codziennym życiu. W praktyce, systemy do zarządzania infrastrukturą IT mają za zadanie zdalnie dostarczać rzetelnych informacji zarówno o posiadanym przez organizację sprzęcie komputerowym, jego konfiguracji jak i zainstalowanym oprogramowaniu. Zaszyte w tych systemach specjalne mechanizmy i „skanery” są w stanie zebrać informacje o komponentach komputerów (np. pamięć RAM, wielkość, numer seryjny, częstotliwość taktowania i inne).Odpowiadają też za precyzyjną identyfikację oprogramowania zainstalowanego na komputerze fabrycznie, wgranego przez Dział IT czy końcowego użytkownika. Systemy tego typu automatycznie rozliczają licencje uwzględniając w tym możliwości up- i downgrade-ów. Posiadają też rozbudowane edytory raportów, za pomocą których użytkownik jest w stanie wydobyć wszelkie interesujące informacje z systemu. Jednym z tego typu rozwiązań jest „LOG System”, produkowany przez polską firmę LOG Systems z Poznania, a jednym z największych użytkowników tego oprogramowania jest Urząd Miasta Łodzi.

O tym jaka była historia pojawienia się LOG System w UMŁ i jakie to oprogramowanie przynosi korzyści rozmawiamy z Dyrektorem Wydziału Informatyki UMŁ: Przemysławem Janczakiem i Wojciechem Ciesielskim, Kierownikiem Oddziału Administrowania Siecią w UMŁ.

Panowie, co skłoniło Was do inwestycji w dany produkt?

P.J.: Obecnie używane rozwiązanie do zarządzania infrastrukturą IT nie jest pierwszym tego typu oprogramowaniem, które posiadamy. Ze względu na rozmiary i model organizacyjny UMŁ, tego typu system posiadaliśmy już wcześniej, jednak dokładna analiza sytuacji w obszarze zarządzania zasobami IT wykazała, że dotychczasowe rozwiązanie nie do końca spełnia nasze wymagania. Potrzebowaliśmy rozwiązania informatycznego o zdecydowanie większej funkcjonalności w zakresie analizy infrastruktury IT, w szczególności sprzętu komputerowego i oprogramowania: Przy ponad 2000 komputerów klasy PC jakimi dysponuje UMŁ, praktycznie niemożliwe jest skuteczne zarządzanie taką ilością sprzętu i potrzebnego do niego oprogramowania. Chodzi tutaj m.in. O takie kwestie jak: analiza wykorzystania posiadanych zasobów, serwis, zmiany w konfiguracji sprzętu i oprogramowania, zarządzanie licencjami na oprogramowanie, czy sposób dystrybucji tego oprogramowania (instalowanie nowych wersji, aktualizacje, modyfikacje konfiguracji, itp.) Dlatego rozpoczęliśmy poszukiwania narzędzia, które będzie w stanie zapewnić nam odpowiednią funkcjonalność w zakresie analizy stanu wykorzystania stacji roboczych oraz monitoringu zainstalowanego na nich oprogramowania. Po dokonaniu przeglądu ofert rynkowych, nasz wybór padł na Rozwiązanie o nazwie LOG System, produkowane przez firmę LOG Systems.

Czy wdrożenie tego systemu można określić mianem ewolucji w rozwoju UMŁ?

P.J.: Z naszego punktu widzenia, jest to z pewnością naturalna ewolucja w rozwoju UMŁ i Wydziału Informatyki. Wprowadzenie w UMŁ metodyki ITIL powoduje to, iż zakup stosownego oprogramowania do zarządzania infrastrukturą IT jest naturalną potrzebą każdej organizacji decydującej się na tego typu filozofię zarządzania.

Czym kierowano się przy wyborze oprogramowania?

P.J.: Generalnie mówiąc: najbardziej zależało nam na usprawnieniu takich obszarów: jak zarządzanie licencjami, monitorowanie zasobów i efektywniejsze planowanie zakupów: Przy wyborze oprogramowania, zwracaliśmy głównie uwagę na takie cechy oferowanych nam rozwiązań jak: intuicyjność i stabilność pracy, logikę w zakresie rozliczania licencjami na posiadane oprogramowanie użytkowe oraz monitorowania tego co jest instalowane na poszczególnych stacjach roboczych. Oczywiście ważne były też wymagania dotyczące zużywania zasobów na stacji roboczej (pamięć, obciążenie procesora, itp.). Wybór docelowego rozwiązania, a także określenie wymagań było łatwiejsze dzięki naszym wcześniejszym doświadczeniom z tego typu oprogramowaniem, a także dzięki wspominanej już metodyce ITIL stosowanej od wielu lat w UMŁ. Tak więc nie była potrzebna pomoc żadnego zewnętrznego doradcy w tym zakresie.

Gdybyście mieli wymienić trzy najważniejsze cechy systemu, które zadecydowały o jego wyborze to byłyby to:

P.J.: Przede wszystkim funkcjonalność, ergonomia pracy umożliwiająca niemal intuicyjny jej tryb: użytkownicy, po krótkim szkoleniu są w stanie samodzielnie realizować wszystkie zadania wynikające z naszej polityki w zakresie zarządzania infrastrukturą IT. Do tego dochodzi jeszcze kwestia integracji wszystkich komputerów z jedną domeną wykorzystywaną dla wszystkich stanowisk komputerowych. Wreszcie stabilność: przy tak dużej organizacji jak UMŁ, ilość danych przetwarzanych przez oprogramowanie tej klasy jest na tyle duża (np częste odwoływanie się do danych historycznych o tym jak wyglądał proces wykorzystywania danej aplikacji), że nie ma tu miejsca na jakiekolwiek niedociągnięcia czy przestoje. Rozwiązanie zaproponowane przez LOG Systems spełniło wszystkie nasze oczekiwania. Na rynku jest wiele podobnie funkcjonalnych rozwiązań, jednak z naszej perspektywy patrząc, nie dorównują bądź stabilnością, bądź intuicyjnością rozwiązaniu firmy LOG Systems.

Przed rozpoczęciem wdrożenia z pewnością mieliście określone cele i zamierzone korzyści. Czy udało się je osiągnąć?

W.C.:Podstawowe korzyści, jakie odnotowaliśmy po wdrożeniu zgadzają się z założeniami opracowanymi na etapie wyboru: Chcieliśmy osiągnąć wyższą efektywność w zakresie zarządzania licencjami i sprzętem (dystrybucja, optymalizacja ilości, prace administracyjne związane z instalacją, obsługa serwisowa, rozbudowa i zmiany w konfiguracji, zdalna dystrybucja oprogramowania, itp.) i udało się. Chcieliśmy Zoptymalizować naszą politykę zakupów (sprzęt i oprogramowanie) i choć do oceny potrzebny jest długi horyzont czasu, już teraz widać, że system się sprawdza.

P.J.: Jeśli mówimy o efektach wdrożenia, to warto wziąć pod uwagę taki przykład: Mamy do czynienia z analizą zasobów IT, czy są one właściwie wykorzystywane: Przy ponad 2000 komputerów, jeżeli wiemy jakie oprogramowanie, w jakich ilościach i na jakich stanowiskach jest zainstalowane, bardzo szybko można dokonać oceny efektywności jego wykorzystania i tego czy dany pracownik takiego oprogramowania akurat potrzebuje. Jeżeli nie, wówczas dana licencja może trafić gdzie indziej, a my w tym momencie oszczędzamy na zakupach dodatkowej licencji. W przypadku sprzętu, LOG System ułatwia podejmowanie decyzji o długości cyklu życia danego komputera w urzędzie: np. wszędzie tam, gdzie ze względu na zakres zadań przypisanych do danego stanowiska i wynikającą z nich wymaganą funkcjonalność stacji roboczej, nie ma potrzeby inwestowania w nowy sprzęt, cykl życia stacji roboczej może być dłuższy. Tak więc podstawowym kryterium oceny sensowności zakupów jest specyfika zadań pracownika urzędu i związane z nią zapotrzebowanie na określone parametry sprzętu a nie intuicja, czy inne subiektywne kryteria. To ma bezpośrednie przełożenie na pieniądze. Dodatkowo, kompletna analiza sprzętu i oprogramowania odbywa się na komputerze pracownika Wydziału Informatyki. Nie musi on tracić czasu na osobiste wizyty u innych użytkowników, aby sprawdzić jakim dysponują sprzętem i oprogramowaniem. Wszystko może sprawdzić zdalnie, także w przypadku konieczności dokonania niezbędnych zmian w oprogramowaniu. To rodziny kolejne oszczędności: czasu, który można wykorzystać na bardziej efektywne działania.

Wdrożenia system informatycznych to często spore zamieszanie w zwyczajowym rytmie życia organizacji. Czy w Waszym przypadku wdrożenie wpływało na bieżącą pracę UMŁ? Przykładowo: czy pogodzenie pracy z wdrożeniem wymagało zmiany trybu/sposobu działania urzędników?

W.C.:Absolutnie nie. Dla użytkowników poszczególnych stacji roboczych, wdrożenie przebiegło praktycznie niezauważenie.

Dlaczego zdecydowaliście się na LOG Systems?

W.C.:Przede wszystkim spełnili oni nasze wymagania za równo pod względem funkcjonalnym samego rozwiązania jak i oczekiwanego przez nas modelu współpracy. Z racji wcześniejszych doświadczeń z systemami do zarządzania infrastrukturą IT, mieliśmy precyzyjnie określone potrzeby we wszystkich kluczowych dla nas obszarach. To zapewne ułatwia rozmowy wszystkim stronom procesu handlowego i w trakcie późniejszego wdrożenia. Tak było też w naszym przypadku, współpraca z dostawcą była bardzo dobra, a w trakcie prac wdrożeniowych nigdy nie spotkaliśmy się ze strony LOG Systems z jakimikolwiek brakiem zaangażowania, czy innymi problemami.

Czy projekt obejmował szkolenie użytkowników?

W.C.:Kontrakt nie przewidywał jakichś specjalnych i odrębnych szkoleń. Wiąże się to ze specyfiką tego oprogramowania i jego dużą intuicyjnością. Wyjaśnienia czy instrukcje przekazane nam w trakcie projektu wdrożeniowego wystarczyły w zupełności, aby w pełni wykorzystać możliwości tego rozwiązania.

Plany na przyszłość... przewidujecie dalszą współpracę z LOG Systems?

P.J.: W przypadku tego typu oprogramowania, jego rozwój ma związek z ilością posiadanego sprzętu: zakupy kolejnych stacji roboczych wiążą się z koniecznością zakupu kolejnych licencji systemu firmy LOG Systems i z pewnością do tego nie unikniemy, zwłaszcza, że system się doskonale sprawdza.

Dziękujemy za rozmowę.

 

 

 

 

LOG System w Urzędzie Miasta w Łodzi – kluczowe fakty:

Przedmiot wdrożenia: System do zarządzania infrastrukturą IT „LOG System” wersja: 2.x

Dostawca: (producent) LOG Systems Sp. z o.o. www.logsystem.pl

Początek projektu: marzec 2011

Koniec wdrożenia: kwiecień 2011

Liczba podlegających stacji roboczych: 2000

Liczebność zespołu administratorów: od 15 do 20 osób.